Sportvereniging en AVG
Sportverenigingen, zoals hardloopverenigingen, zwemverenigingen of verenigingen voor balsporten in het algemeen, zullen snel te maken krijgen met de AVG wetgeving. Op het eerste gezicht lijkt de AVG wetgeving en de bijbehorende documentatieplicht vooral weggelegd te zijn voor de grotere bedrijven, maar ook basketbal, volleybal of voetbalclubs ontkomen er niet aan. Een website kan al voldoende reden zijn om een verwerkingsregister te moeten opstellen.
Reisverenigingen, carnavalsvereniging of vrijwilligersvereniging? Daarvoor kan hetzelfde gelden.
Club van 100
Veel voetbalverenigingen kennen een opsomming van vooraanstaande of oud leden, als ook eventueel bedrijven. Veelal opgedoopt tot de club van 100 (of elk ander aantal). Voor dit soort constructies, als ook eventuele bij een sportvereniging aangesloten vrijwilligers, zullen vaak lijsten van personen worden gehanteerd. De club van 100, kan op zichzelf al persoonsgegevens publiceren, in het openbaar (immers, door iedereen die de kantine binnenloopt, te bezichtigen).
Ledenlijst en pasfoto's
Meer voor de hand liggend binnen bijvoorbeeld een voetbalvereniging, is een ledenlijst van alle voetballers. Om contributie te kunnen innen, als ook aanmelding bij de KNVB zijn redenen om persoonsgegevens van de leden op te slaan.
Opslaan van persoonsgegevens, bijvoorbeeld voor bovenstaande doeleinden, betekent dat er sprake is van een verwerkingsactiviteit, met als gevolg dat er voldaan moet worden aan de AVG documentatieplicht. Middels het correct opstellen van een verwerkingsregister, kunnen eventuele sancties door de Autoriteit Persoonsgegevens worden voorkomen.
Sport festiviteiten
Niet alleen toebedeeld aan sportverenigingen, kan er sprake zijn van sport festiviteiten. Een voetbalvereniging die een volleybal toernooi organiseert of een wielersportvereniging die in de winter een zaalvoetbaltoernooi organiseert.
Daarbij is opgave vaak een vereiste. Ga na wat u hiervoor gebruikt, Google Docs lijkt praktisch, maar is niet altijd raadzaam binnen de AVG wetgeving. Ook worden er vaak foto's gemaakt bij dit soort evenementen. Automatisch hebben we dan te maken met gegevens herleidbaar tot een persoon (immers zijn personen op een foto te identificeren).
In deze kwestie is de organisatie van een (sport)evenement de verantwoordelijke. Daarbij kan een ingehuurde fotograaf verwerker zijn. Documenteer dit in een verwerkingsregister. AVG Cloud Register B.V. biedt hierbij online handvaten, aangeboden in pakketvormen.