Cursisten / certificeringen

Wanneer u vooral in de opleidingsbranch zit, heeft u te maken met cursisten. Dit heeft als gevolg dat u persoonsgegevens verwerkt. U zult de naam als ook andere persoonsgegevens (contactgegevens, bijvoorbeeld e-mailadres en/of adresgegevens) opslaan/verwerken, zowel om eventuele facturatie af te kunnen handelen als wellicht ook certificering. In de uitleg van de Autoriteit Persoonsgegevens en AVG wetgeving, zijn de cursisten de betrokkenen.

Cursist certificaten onder de AVG

Wanneer u cursisten certificeert, is het mogelijk dat certificering via een externe organisatie(s) verloopt. Denk aan certificatieinstituut.nl of nikta.nl. Gegevens worden dan doorgestuurd naar certificeringsbureau's. De verwachting zal zijn, dat een certificeringsbureau's verwerker is, namens u als verantwoordelijke. De uitleg van een verantwoordelijke, is als volgt:

De verantwoordelijke is een persoon of een organisatie die het doel van en de middelen voor het gebruik van persoonsgegevens bepaalt. De verantwoordelijke kan dit alleen doen of samen met anderen. Het houdt in dat de verantwoordelijke uiteindelijk beslist of een organisatie persoonsgegevens verwerkt.

Een organisatie dat de uitgifte van certificaten verzorgt, bepaalt zelf het doel en de middelen. Hetzelfde geldt voor een postbedrijf dat wellicht de certificaten dient te versturen. Ook zij bepalen voor zichzelf het doel en de middelen, waardoor zowel de certificeringsbureau als ook postbedrijf, mede verantwoordelijken zijn.

Doordat er geen verantwoordelijke - verwerker relatie is, is een verwerkers­overeenkomst binnen de AVG niet aan de orde. Deze wordt immers afgesloten tussen een verwerker en verantwoordelijke. Wel zal iedere organisatie passende algemene voorwaarden als ook privacy statement moeten hebben, die AVG compliant dient te zijn, zodat u als opleidings/certificerings instituut en bovendien als verantwoordelijke, ook AVG proof bent. Hiermee voorkomt u eventuele boetes.

AVG verantwoordelijke AVG verwerker

Cursist / certificaat voorbeelden

De volgende type instellingen, kunnen cursisten opleiden en wellicht voorzien van certificaten:

  • ICT opleidingen (computer, programmering, beveiliging)
  • EHBO / eerste hulp trainingscentra;
  • Zwembaden en Zwemdiploma's;
  • Communicatie / soft skills opleidingen;

Meerdere verwerkings­activiteiten als opleidingsinstituut

Houdt er rekening mee, dat er sprake kan zijn van meerdere verwerkings­activiteiten als cursist-, bootcamp- of opleidingsinstituut. Schrijft u bijvoorbeeld zelf boeken voor eigenhandige verkoop of ontwikkelt u cursus materiaal in het algemeen? Dan zal deze een eigen administratie hebben, waar wellicht andere persoonsgegevens mee gemoeid gaan dan het opleiden van cursisten.

Ook zal een opleidingsinstituut al snel een website hebben. Deze website ontvangt bezoekers en wellicht bevat de website aanvraag-, inschrijf- of contactformulieren. Met deze twee zaken, gaan al snel persoonsgegevens gemoeid. Breng ook deze in kaart en stel hier een privacy statement voor op.

Ik heb een website Direct beginnen