Makelaardij
AVG Cloud Register biedt voor makelaardijen en taxateurs een AVG uitkomst in de vorm van een AVG toolkit. Centrale opslag voor registers waarin de verschillende processen worden beschreven. Hierbij mag gedacht worden aan een klantadministratie, personeelsadministratie als ook een website om de makelaars-activiteiten te etaleren.
Tegelijkertijd kan er sprake zijn van marketing activiteiten, zoals het rondsturen van nieuwsbrieven met een nieuw woningaanbod of BOG aanbod. Voor elke verwerking van persoonsgegevens is conform de AVG wetgeving een grondslag nodig.
Personeelsadministratie makelaarskantoor
Voor het verwerken van persoonsgegevens voor de personeels- c.q. loonadministratie kunnen conform AVG meerdere grondslagen van toepassing zijn. Onderstaand geldt dan ook ongeacht taxatiebureau, makelaarskantoor of notariskantoor:
- Gerechtvaardigd belang
Het is noodzakelijk om bedrijfsactiviteiten te verrichten; - Uitvoering overeenkomst
Indien er sprake is van een arbeidsovereenkomst; - Wettelijke verplichting
In verband met in te houden belasting en premies, opgelegd door de wet; - Toestemming
Van toestemming kan intern sprake zijn, wanneer een bedrijf een smoelenboek heeft gepubliceerd op bijvoorbeeld een intranetomgeving dat een makelaarskantoor of taxatiebureau gebruikt.
Rol van taxatiebureau of makelaarskantoor
Een taxatiebureau of makelaarskantoor zal veelal de rol van verantwoordelijke vervullen. Dit geldt bijvoorbeeld voor zowel de loonadministratie, klantadministratie als ook eigen website. Zelfs wanneer het onderhoud van een website of marketing activiteiten wordt uitbesteed door een makelaarskantoor, blijft laatstgenoemde in de terminologie van de AVG de verwerkingsverantwoordelijke.
Wel heeft een makelaarskantoor of taxatiebureau te maken met verwerkers wanneer sprake is van een website, nieuwsbrief die uit wordt besteed of marketing activiteiten. Hierdoor zijn er verwerkersovereenkomsten benodigd tussen verwerker en makelaarskantoor als verantwoordelijke.
Ook voor loonadministratie kan gekozen worden dit onderdeel uit te besteden, zogenaamde outsourcing. De exacte rol van de salarisadministratie/HR-bureau zal afhangen van de aanwezige hiërarchie en wie doel en middelen van de verwerking bepaalt. Twijfels over de rolverdeling? Bel of mail ons!