AVG en Verwerkersovereenkomst
Maakt u, zodra de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) geldt, gebruik van de diensten van een verwerker (nu nog ‘bewerker’ genoemd)? Dan zijn u en de verwerker verplicht om een aantal onderwerpen vast te leggen in een schriftelijke overeenkomst (zie artikel 28, lid 3 van de AVG).
Verwerkersovereenkomst al klaar? Maar moeite deze actueel te houden?
Heeft u de uw verwerkersovereenkomsten onderling al klaar? Maar moeite deze up-to-date te houden? Of wilt u een nieuwe verwerkersovereenkomst opstellen? Maak gebruik van AVG Cloud Register. Verwerkersovereenkomsten kunnen worden gekoppeld per verwerker, waarbij specifieke adres/organisatie gegevens automatisch ingevuld kunnen worden. Ook de persoonsgegevens die opgenomen zijn in een verwerkingsregister, kunnen automatisch worden meegenomen in een nieuw uit te printen verwerkersovereenkomst. 2 vliegen in 1 klap!
Wat moet zo'n Verwerkersovereenkomst nou inhouden?
Algemene beschrijving
Een omschrijving van het onderwerp, de duur, de aard en het doel van de verwerking, het soort persoonsgegevens, de categorieën van betrokkenen en uw rechten en verplichtingen als verwerkingsverantwoordelijke (nu nog ‘verantwoordelijke’ genoemd).
Instructies verwerking
De verwerking vindt in principe uitsluitend plaats op basis van uw schriftelijke instructies. De verwerker mag de persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden gebruiken.
Geheimhoudingsplicht
Personen in dienst van of werkzaam voor de verwerker hebben een geheimhoudingsplicht.
Beveiliging
De verwerker treft passende technische en organisatorische maatregelen om de verwerking te beveiligen. Bijvoorbeeld pseudonimisering en versleuteling van persoonsgegevens, permanente informatiebeveiliging, herstel van beschikbaarheid en toegang tot gegevens bij incidenten, regelmatige beveiligingstesten.
Subverwerkers
De verwerker schakelt geen subverwerker(s) in zonder uw voorafgaande schriftelijke toestemming. De verwerker legt aan een subverwerker in een subverwerkersovereenkomst dezelfde verplichtingen op als de verwerker richting u heeft.
In de overeenkomst kunt u ook direct afspreken dat, en onder welke voorwaarden, de verwerker subverwerkers mag inschakelen.
Komt de subverwerker zijn verplichtingen niet na? Dan blijft de verwerker volledig aansprakelijk richting u voor het nakomen van de verplichtingen van de subverwerker (zie artikel 28, lid 4 van de AVG).
Privacyrechten
De verwerker helpt u om te voldoen aan uw plichten als betrokkenen hun privacyrechten uitoefenen (zoals het recht op inzage, recht op rectificatie / correctie, recht op vergetelheid en recht op dataportabiliteit).
Andere verplichtingen
De verwerker helpt u ook om andere verplichtingen na te komen. Zoals bij het melden van datalekken, het uitvoeren van een data protection impact assessment (DPIA) en bij een voorafgaande raadpleging.
Gegevens verwijderen
Na afloop van de verwerkingsdiensten verwijdert de verwerker de gegevens. Of bezorgt hij deze aan u terug, als u dat wilt. Ook verwijdert hij kopieën. Tenzij de verwerker wettelijk verplicht is de gegevens te bewaren.
Audits
De verwerker werkt mee aan uw audits of die van een derde partij. En stelt alle relevante informatie beschikbaar om te kunnen controleren of hij zich als verwerker houdt aan de hierboven genoemde verplichtingen (uit artikel 28 AVG).