Zelfs visitekaartjes en de AVG?

Recentelijk waren wij op de ICT Waarborg ICT 2018 beurs. Een leuke dag, waarin veel is genetwerkt en informatie over diensten is uitgewisseld. En uiteraard zijn er ook veel visitekaartjes onderling uitgewisseld. Maar hoe zit dit binnen de AVG?

Mag je al die mensen op de verkregen visitekaartjes nou opeens gaan mailen? En mag je deze gegevens opslaan in je CRM of inschrijven voor je nieuwsbrief? 

Over dit dilemma stuurde onze (van oorsprong Duitse) programmeur ons toevallig een mooi filmpje: 

Altijd expliciet toestemming? 

Is dit nou werkelijk de realiteit? Dat hangt van de intentie af waarop het visitekaartje is afgegeven. Heb je deze gekregen na afloop van een leuk gesprek, waarbij duidelijk is dat jullie beide geïnteresseerd zijn nader contact met elkaar te zoeken? Dan kun je natuurlijk mailen, je kunt het overhandigen van het visitekaartje als toestemming zien. 

Intentie

Heb je echter iemand gesproken, bijvoorbeeld over het uitwisselen van onderlinge kennis? Dan betekent dat niet dat je het verkregen e-mailadres zomaar op je mailinglijst van nieuwsbrieven mag plaatsen. Dit is immers een totaal andere intentie dan waarin het kaartje is overhandigd. In zo'n geval heb je hiervoor aparte toestemming nodig. En zul je deze toestemming daarnaast volgens de AVG ook moeten documenteren. 

Nieuwsbrief en CRM

Maar hoe doe je dit dan op een beurs? Want elk persoon die je spreekt ingewikkelde toestemmingsformulieren laten ondertekenen, zoals bijvoorbeeld de twee Duitsers in dit filmpje, is natuurlijk redelijk van de zotte.

Maar je kunt het natuurlijk ook anders doen. Stuur mensen met wie je hebt gesproken bijvoorbeeld eerst een privébericht naar aanleiding van uitwisseling van visitekaartjes, vraag daarnaast of ze geïnteresseerd zijn om op je mailinglijst te komen. Reageren ze daar op, dan kun je ze inschrijven. Doen ze dit echter niet en hebben jullie ook geen andere reden om in contact te blijven, neem ze dan niet op in je CRM (scheelt in de documentatieplicht). Wellicht is LinkedIn in zo'n geval een minstens net zo goede optie. 

Wil je nou echt mensen voor je nieuwsbrief werven, dan kun je natuurlijk ook zorgen dat ze zichzelf bewust inschrijven voor je nieuwsbrief. Bijvoorbeeld een lijst op tafel plaatsen of via een tablet of computer in laten schrijven. Doe dit bijvoorbeeld door middel van een ludieke actie of gewoonweg door je goede salespitch. Zorg ervoor dat je de inschrijving achteraf bevestigt (ook een mooi klantencontactmoment) en wijs iemand op je privacystatement. Zo ben je niet alleen goed bezig met de AVG, je wint er ook meer klanten mee!