Overeenkomst aan verwerker koppelen in verwerkingsregister

AVG Cloud Register destilleerde alle verwerkers binnen een verantwoordelijke verwerkingsregister (en vice versa), om er vervolgens verwerkers­overeenkomsten aan te kunnen koppelen. Onze update heeft in de documenten-module een positieve verandering aangebracht voor onze gebruikers.

screenshot: Overeenkomsten koppelen aan verwerkings­registers

In het verlengde daarvan groeide de vraag om documenten te kunnen koppelen aan entiteiten in het algemeen. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Overeenkomsten koppelen aan verwerkers;
  • Overeenkomsten koppelen aan verantwoordelijken;
  • Protocollen koppelen aan maatregelen;
  • Foto's voor constatering van datalekken binnen een bedrijf uploaden;
  • Protocollen koppelen aan datalekken. 

Andere wensen die vanuit onze gebruikers de revue passeerden, besloegen het eenvoudiger kunnen toekennen van documenten, zonder hierbij naar een andere sectie binnen de applicatie te hoeven navigeren.

De te overwinnen kanttekeningen waren gebruiksvriendelijkheid als ook rechten-controle.

Gebruiksvriendelijkheid documentenbeheer

Met deze documenten-update kent de documenten-omgeving nu twee ingangen voor documenten.

Middels een algehele documenten-module kan men via filters naar de juiste entiteit (zoals een specifieke verwerker) navigeren, om vervolgens documenten te kunnen koppelen.

Vanaf heden is het tevens mogelijk direct vanuit een register of datalek, gekoppelde documenten in te zien en te downloaden, als ook nieuwe documenten uploaden.

Bovendien kunnen middels kleuraanduiding statussen worden toegekend. Hiermee kan in een enkel oogopslag aanvullende info worden afgegeven, bijvoorbeeld:

  • of het een document reeds conform wet- en regelgeving is;
  • of het een document is dat reeds een handtekening of akkoord bevat.

Autorisatie voor verwerkers­overeenkomsten

Resellers kunnen zelf rechten verdelen, waarbij het wellicht niet altijd handig is om de vrijheid voor het uploaden van documenten uit handen te geven.

Tegelijkertijd is het inzien en kunnen downloaden van toegevoegde bestanden soms juist een pré. De mogelijkheden kunnen via rollen en autorisatie toepassing worden verdeeld.

In alle gevallen geldt dat toegang tot de modules en vervolgens toegang tot specifieke registers prevaleren. Als document X aan register Y is gekoppeld, maar een gebruiker heeft geen toegang tot register Y, dan zal een gebruiker zichzelf via geen enkele weg toegang kunnen verschaffen tot document X.

Verwerkers­overeenkomsten en verwerkings­registers

Registers als ook datalekken konden reeds gedownload worden als PDF of Excel (zie ook Excel bundeling als AVG verantwoording). Aanvullend kunnen ze bovendien in gestandaardiseerd formaat als JSON als ook XML uit AVG Cloud Register tooling worden onttrokken.

Met deze documenten update, worden registers die als PDF gedownload worden, aangevuld met bijlage-verwijzingen. Door een register als ZIP te downloaden, kan de register inclusief gekoppelde bestanden worden verkregen.

Doorontwikkeling AVG tooling

Reeds gebruiker van onze tooling, of juist zoekende naar een gepaste oplossing? Met in-house developers, ontwikkelen we niet enkel voor, maar ook mèt onze gebruikers. Aanvullende wensen vernemen we graag.