Veel. Iemand die datalekken mag beheren, mag niet altijd verwerkings­activiteiten inzien. Iemand die verzoeken omtrent rechten van betrokkenen mag registreren, mag niet altijd datalekken inzien en uw boekhouder mag enkel uw facturen inzien.

AVG Cloud Register kent hier zeer specifieke gradaties voor, in de vorm van toegespitste gebruikersrollen. U kunt gebruikers meerdere rollen toekennen. Door dit te combineren met afdelingen, heeft u maximale flexibiliteit in gebruikers-autorisatie.

U stelt de rangen/rechten in per gebruiker. U vindt deze mogelijkheid binnen de applicatie onder Organisaties -> Gebruikers -> Rangen. Hieronder ziet u enkele van de mogelijke rechten die u uw gebruikers kan meegeven. Uiteraard zijn rechten pas beschikbaar, wanneer u deze modules ook in uw pakket hebt zitten.

Documenten (registers, datalekken, rechten van betrokkenen) koppelen aan afdelingen als ook accounthouders (uw collega's) koppelen aan afdelingen. Gecombineerd met gebruikersrollen zijn rechten tot op detail te verdelen en kunnen documenten, datalekken en informatie omtrent verwerkings­activiteiten worden afgeschermd.

Hierdoor kunt u als organisatie uw AVG-zaken gemakkelijk (laten) documenteren door de juiste afdelingen, zonder dat deze per definitie inzage krijgen in elkaars handelen. Marketing hoeft bijvoorbeeld geen inzage te krijgen in wat HR exact documenteert binnen de AVG. AVG Cloud Register stelt u in staat dit naar uw eigen organisatiestructuur op te zetten. Uiteraard kan de hoofdaccounthouder/ Functionaris van de Gegevens­bescherming /Directeur wel altijd overzicht houden in alle documentaties van uw organisatie.

Wanneer uw pakket de mogelijkheid kent om meerdere afdelingen/suborganisaties aan te maken, dan kunt u dit als volgt inregelen binnen onze tooling:

In praktijk nagenoeg eindeloos, hoewel dit uiteraard afhankelijk is van uw gekozen pakket. U kunt als hoofdaccounthouder of als ander geautoriseerde account deze afdelingen zelf aanmaken en beheren. U vindt de mogelijkheid hiertoe onder Organisatie -> Afdelingen.

Ook het niveau aan afdelingen, is nagenoeg oneindig. Dit houdt in dat er onder een afdelingen subafdelingen gemaakt kunnen worden.

Tot oneindige diepte, afhankelijk van het aantal afgenomen afdelingen.

Elk scherm, of het nou datalekken, registers of rechten van betrokkene betreft, kent een organogram-weergave als alternatief. Hierdoor heeft u als hoofdaccounthouder direct inzage in de verdeling van accounts binnen de afdelingen, als ook de verdeling van verschillende entiteiten. Hierbij kunt u direct inzien welke exacte registraties een specifieke gebruiker kan zien.

Zeker. U kunt per afdeling restricties toepassen, om te voorkomen dat ze uw geheel afgenomen pakket eigenhandig gaan verbruiken. Kent de ene afdeling meer verwerkings­activiteiten dan de andere, of krijgt het meer verzoeken tot vergetelheid te verwerken? Dan kunt u deze afdeling meer ruimte voor verzoeken, registers, datalekken, documenten of gebruikers toekennen.

U vindt deze mogelijkheid onder Organisaties -> Afdelingen. Wanner u op de afdeling naar keuze klikt, ziet u de mogelijkheid om een maximum aantal gebruik op te leggen per module.

Dat kan. U kunt een gebruiker uiteraard tijdelijk een specifieke afdeling toewijzen, zodat een FG van een andere afdeling gedurende afwezigheid van een afdelings-FG de honneurs waar kan nemen. Naderhand kunnen de rechten/ rangen dus ook weer worden afgenomen.

U doet dit binnen Organisatie -> Gebruikersbeheer -> Rangen of alternatief via Organisatie -> Organogram -> Beheren.

De autorisatiestructuur kan hiermee geheel naar eigen inzage en wensen worden ingericht en onderhouden worden.